12 tipů pro dokonalé plánování práce a zlepšení produktivity

Pokud vám pracovní úkoly přerůstají přes hlavu, je čas změnit přístup. Vytiskněte si plánovače, vyzkoušejte ověřené metody pro zlepšení produktivity a proměňte zmatek na pořádek.

Produktivita a výhody efektivního plánování práce

S lepším přehledem o prioritách dokážete dělat lepší rozhodnutí a efektivněji rozdělovat všechny zdroje (hlavně váš čas). V konečném důsledku vám takové plánování pomůže udržet soustředění a vysledovat si pokroky v práci. Pokud bychom to měli napsat stručně a jasně, bude se vám mnohem lépe pracovat.

Potřebujete jasný a přehledný plán. Díky němu dokončíte úkoly rychleji, ale také kvalitněji, protože budete mít dostatek prostoru pro promyšlení a precizní plnění všech úkolů. Naštěstí existuje řada pomůcek pro plánování práce, které vám tento proces usnadní a vaše úsilí bude vždy nasměrováno tím správným směrem. 

Pomůcky pro plánování práce

Při práci můžete využít různé digitální a tištěné pomůcky, nebo kombinaci obou. Každá možnost má své výhody a záleží jen na vašich osobních preferencích a pracovních návycích, která pro vás bude nejefektivnější.

Výhodou digitálních nástrojů je to, že můžete flexibilně řídit své úkoly odkudkoli. Mezi ně patří například Trello pro vizuální sledování projektů, Asana pro komplexní řízení týmových úkolů, ale také klasický Google kalendář pro organizaci času a schůzek.

Tištěné materiály mají pro mnoho lidí pozitivní vliv při zapamatování úloh a jsou mnohem více flexibilní ve smyslu okamžitého použití. Vše si můžete poznamenat kdykoli a kdekoli, aniž byste museli otevírat aplikace nebo zapínat počítač. Ať už jste na setkání nebo si jen potřebujete rychle zapsat nápad, pero a papír jsou vždy po ruce.

Proto se obvykle kalendáře vybírají hlavně pro detailní denní plánování a různé druhy zápisníků vám pomohou zaznamenat nápady a poznámky z meetingů, kdy potřebujete rychle zachytit každou informaci. Ve firmách se často používají také whiteboardy, které se hodí především pro vizualizaci celkového obrazu, týmové brainstormingy a sledování dlouhodobých cílů, které máte neustále na očích.

Kromě těchto klasických pomůcek můžete využít různé plánovače produktivity. Strukturované, přehledné a specializované plánovače, které jsou zaměřeny na stanovení cílů, rozdělení úkolů a sebereflexi.

Plánovač produktivity

Strukturované plánovače jsou navrženy na základě konkrétních metodik produktivity. Denní a týdenní plánovače slouží k prioritizaci úkolů v rámci kratší doby, zatímco měsíční a roční ke stanovení dlouhodobých cílů, strategické plánování do budoucna a sledování celkového pokroku.

Na denním by mělo být kromě časového plánu i místo pro nápady, brainstorming a jakékoli jiné poznámky k úkolům na daný den. Neměla by chybět ani možnost označit dokončení úkolu, prioritizace a prostor pro zapsání úkolů na další den.

Vytiskněte si PDF soubor s denním plánovačem úloh.

Plotbase doporučení: Znáte pravidlo 2 minut? Pokud nějaký úkol trvá méně než 2 minuty, udělejte jej hned. Nezapisujte si ho na seznam a neodkládejte ho na později. Předejdete hromadění malých úkolů, které se později mohou stát překážkami.

Týdenní plánovače použijte pro širší přehled a strategické plánování. Naleznete v nich prostor pro zapsání větších úkolů, stanovíte si TOP cíle na daný týden, poznačíte důležité schůzky a získáte přehled o každém dni v týdnu.

Vytiskněte si PDF soubor s týdenním plánovačem úloh.

Měsíční plánovače jsou primárně určeny k označení dlouhodobých cílů, sledování projektů na komplexní úrovni a celkovou reflexi pokroku za uplynulý měsíc. Měl by v nich být prostor pro zapsání nejdůležitějších událostí, plánování projektů a místo pro poznámky.

Vytiskněte si PDF soubor s měsíčním plánovačem úloh.

Mít vhodný plánovač produktivity je jistě podstatnou součástí na cestě k lepší výkonnosti, ale sám o sobě vám úspěch nezaručí. Abyste skutečně využili jeho potenciál a dosáhli svých cílů, zaměřte se i na účinné strategie a návyky. Plánovač je jen pomůcka, ale je na vás, abyste jej naplno využili a splnili úkoly pomocí správných metod.

12 nejlepších metod, které zlepší produktivitu

1. Time blocking

Time blocking je metoda řízení času, která vám pomůže získat kontrolu nad vaším rozvrhem. Je široce propagována mnoha odborníky na produktivitu, včetně známého autora Cala Newporta, který ji doporučuje ve své knize Deep Work jako hlavní strategii pro produktivní práci.

Předem si rozdělte svůj den na konkrétní časové bloky, přičemž každému bloku přiřaďte konkrétní úlohu. V praxi to znamená, že si do kalendáře kromě meetingů a schůzek zaznačíte i přesný čas, kdy se budete věnovat i menším úkolům (vybavení telefonátů, e-mailů, organizace souborů, administrativní práce, brainstorming, neformální rozhovory s kolegy, ale také osobní čas a přestávky na oběd a dobití energie).

Častokrát se stává, že právě tyto menší a kratší úkoly děláme v rychlosti mezi důležitými úkoly, ale i na ně potřebujeme čas a jejich nezařazení do plánu může v konečném důsledku způsobit pocit, že nic nestíháte.

Tato metoda je zaměřena i na snížení rozptýlení, aby se vám nestávalo, že pracujete na dané úloze, přitom odpovídáte na e-mail, který právě přišel, vyřídíte telefonát a odběhnete k jiné práci, na kterou jste si právě vzpomněli. Tato rozptýlení většinou výrazně prodlužují čas na dokončení původního úkolu a začnete pociťovat stres. Stanovte si dopředu 1 konkrétní úlohu a věnujte se jí na 100 % bez jakéhokoli přerušení.

2. Eat the frog

Metaforu o snědené žáby použil již velmi dávno Mark Twain. Sněz živou žábu hned ráno a nic horšího se ti už ten den nestane. Brian Tracy ji později aplikoval i při zlepšování produktivity. Jak na to? Každé ráno si najděte svou „žábu“, tedy nejtěžší a nejméně oblíbený úkol ze dne a začněte s ním. Budete mít dobrý pocit z toho, že nejtěžší úkol máte za sebou a už vás čekají jen ty lehčí a jednodušší.

Metoda „Eat the Frog“ se hodí pro každého, kdo bojuje s prokrastinací a má tendenci odkládat důležité a náročné úkoly na později. Obecně je člověk nejproduktivnější ráno a je velmi pravděpodobné, že vám řešení úkolu půjde mnohem snáz než v pět hodin odpoledne.

Plotbase doporučení: Metodu můžete aplikovat i při týdenním plánování. Nenechávejte si nejtěžší úkoly na páteční odpoledne, kdy jste nejvíce unavení a myšlenkami u víkendového odpočinku.

3. Metoda dvou seznamů

Warren Buffett je jedním z nejbohatších a nejúspěšnějších lidí na světě a vymyšlení metody dvou seznamů se připisuje právě jemu. Říká se, že ji doporučil svému soukromému pilotovi, aby mu pomohl s kariérou a díky ní dosáhl obrovských úspěchů. Od té doby se o ní hovoří v mnoha odborných článcích a knihách o zlepšení produktivity.

Spočívá v tom, že si na papír napíšete 25 nejdůležitějších kariérních cílů. Potom zakroužkujete 5 nejdůležitějších z nich. Zbývajícím 20 se pokuste vyhnout, dokud nesplníte svých TOP 5. I tato metoda je částečně zaměřena na snížení rozptýlení, ale hlavně na dokonalou prioritizaci práce. 

4. Eisenhowerova matice

Koncept této metody má kořeny u bývalého prezidenta USA, Dwighta D. Eisenhowera. Jelikož musel dělat zásadní rozhodnutí pod velkým tlakem, hledal způsob, jak řídit své úkoly co nejlépe. Jeho přístup k prioritizaci byl později zpopularizován i Stephenem Coveym v bestselleru 7 návyků skutečně efektivních lidí.

Všechny úkoly si nejprve rozdělte do 4 skupin. V první jsou naléhavé a důležité úkoly, které potřebujete vyřešit ihned. Ve druhé skupině jsou méně naléhavé, ale důležité úkoly, které jsou potřebné pro dlouhodobý úspěch a jejich brzké vyřešení předejde tomu, aby se později ocitly v první skupině. Jejich vyřešení si naplánujte v dohledné době.

Do třetí skupiny patří úkoly, které můžete delegovat na jiné lidi, abyste měli více času. Patří sem všechny důležité úkoly, které až tak nespěchají, například vyřízení e-mailů, telefonáty a administrativa. V poslední skupině jsou všechny nepotřebné činnosti, které vás rozptylují při práci. Věnujte se jim až když je vše ostatní hotovo nebo je vymažte.

Vytiskněte si šablonu Eisenhowerovy matice v PDF, do které si budete zapisovat a třídit jednotlivé úkoly.

Plotbase doporučení: Nezapomeňte pravidelně přehodnotit všechny zapsané úkoly. Ty, které dnes nejsou naléhavé, se zítra mohou stát krizí, pokud je nebudete průběžně monitorovat.

5. Pomodoro technika

Pomodoro techniku vymyslel Francesco Cirillo jako student, který hledal způsob, kterým zlepší svou koncentraci a efektivnost při studiu. Název vznikl podle kuchyňského časovače ve tvaru rajčata, který používal a stal se symbolem této techniky.

Jak to funguje? Pracujte co nejintenzivněji na jedné konkrétní úloze přesně 25 minut (to je jedno „pomodoro“) a pak si dejte krátkou 5 minutovou přestávku. Po čtyřech „pomodoro“, čili po dvou hodinách práce, si dejte delší přestávku, například 15-30 minut.

Je to velmi flexibilní metoda, kterou využijete při kreativní práci (designéři, vývojáři), ale také v administrativě, na manažerských profesích a při studiu. Metoda je založena na soustředěné práci bez vyrušování.

Stáhněte si PDF s tabulkou, která vám pomůže hlavně v začátcích.

6. Paretův princip

Paretův princip pravděpodobně znáte jako pravidlo 80/20. Spočívá v tom, že 80 % vašich výsledků pochází z 20 % úsilí. Jak to aplikovat na zlepšení produktivity? Pokuste se najít těch 20 % úkolů, které vás nejvíce posouvají vpřed.

Eliminujte všechny nepodstatné části vaší práce a zaměřte se přednostně na ty, ze kterých máte největší užitek. Na ty, které přinášejí největší hodnotu. Zjistěte, v čem spočívá vaše efektivita, a proč některé věci přinášejí mnohem více ovoce než jiné.

7. Kanban board

Metoda kanban pochází z Japonska, konkrétně od inženýra Taiichiho Ohna. Fungovala na principu barevných vytištěných kartiček, které měly signalizovat potřebu dalších úkonů. Později se postupně přetransformovala na propracovaný systém řízení úloh, který používají manažeři po celém světě.

Kanban board je vizuální tabulka rozdělená na několik sloupců. Každý sloupec představuje jinou fázi pracovního procesu, od začátku až po dokončení. Tabulku si můžete vytisknout na velký plakát a barevné lístečky s úkoly postupně přesouvat po sloupcích, dokud není úkol splněn.

Tento systém vám pomůže zejména při mnoha dlouhodobých projektech, které trvají měsíce, a pro celý tým je motivační mít takový plakát neustále na očích, aby viděli pokrok a celkový stav projektů.

Stáhněte si předpřipravený Kanban board a vytiskněte si plakát, který můžete průběžně doplňovat.

8. Ivy Lee metoda

Ivy Lee je velmi jednoduchá, ale pozoruhodně efektivní strategie. Vymyslel ji konzultant pro produktivitu a tehdejšímu prezidentovi Bethlehem Steel Corporation, Charlesi Schwabovi, přinesl obrovské úspěchy v podnikání. Tehdy za ni zaplatil 25 000 dolarů (v dnešní době ekvivalent milionu dolarů). Funguje takto:

1. Na konci každého pracovního dne si napište 6 nejdůležitějších úkolů na další den.
2. Seřaďte je podle důležitosti.
3. Ráno začněte s tím nejdůležitějším ze všech.
4. Soustřeďte se jen na ten jeden úkol a nedělejte nic jiného, dokud jej nedokončíte.
5. Potom přejděte na další úkol.
6. Po dokončení posledního úkolu si připravte 6 úkolů na další den.

Při vybírání úkolů musíte samozřejmě zohlednit čas, který potřebujete k jejich dokončení. 6 úkolů by mělo být přiměřených na 1 pracovní den (vaši pracovní dobu). Pokud máte větší roli, rozdělte si ji na menší části a z nich postupujte od nejdůležitější po nejméně důležitou.

9. Technika mindfulness produktivity

Mnoho světoznámých autorů, jako například Chade-Meng Tan (bývalý inženýr Google), Jon Kabat-Zinn (zakladatel programu Mindfulness-Based Stress Reduction), přispělo k popularizaci a aplikování mindfulness produktivity v pracovním prostředí.

Spočívá v tom, že se plně soustředíte na jeden konkrétní úkol. Minimalizujete vnitřní i vnější rozptýlení a vrátíte se k úkolu vždy, když si všimnete, že vaše mysl odbíhá. Ideální technika pro každého, kdo bojuje s přetížením informacemi, multitaskingem, chronickým stresem a pocitem rozptýlení. Je obzvláště vhodná pro vysoce exponované manažery a lídry, kreativní pracovníky a lidi trpící digitální únavou.

10. Metoda OKR

Metodu OKR přinesl do Google John Doerr, kde se díky němu raketově zvýšila její popularita. Dnes ji využívá mnoho dalších společností po celém světě.

Skládá se z cíle, který by měl být ambiciózní, tedy to, čeho chcete dosáhnout. Ke každému cíli pak přidáte 2-5 nejdůležitějších výsledků, které jsou měřitelné a ukazují, jak úspěšně jsme cíle dosáhli. Obvykle se nastavují na čtvrtletí nebo ročně a jejich pokrok se průběžně sleduje. 

11. Metoda GTD (Getting Things Done)

GTD je světově uznávaná metoda osobní produktivity, kterou vytvořil a zpopularizoval David Allen ve své knize Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (v češtině vyšla pod názvem Mít vše hotové: Umění být produktivní bez stresu).

Naše mysl není určena k tomu, aby si pamatovala úkoly a projekty, ale k tomu, aby tvořila a řešila problémy. Má 5 částí:

1. Zachycení (vytvoření seznamu)

První krok je o tom, že si vše, co vám víří v hlavě, zaznamenáte na papír. Všechny úkoly, nápady, projekty a setkání.

2. Zpracování (z chaosu k pořádku)

Fáze zpracování je o třídění a rozhodování, co s tím úkolem uděláte. Ke každému si napište přesně, co musíte udělat. Například, pokud máte poznamenáno "rozpočet", doplňte k tomu "zavolat Josefovi ohledně schválení rozpočtu k projektu X".

3. Organizace (vše na správné místo)

Když už máte jasné, co je další krok pro každý úkol, všechny roztřiďte do společných skupin.

• pokud má úkol pevné datum, patří do vašeho kalendáře,
• pokud je to jen informace nebo nápad do budoucnosti, uložte si ho do archivu nebo na seznam do budoucna,
• pokud je to telefonát, patří do skupiny telefonátů, které musíte vyřídit,
• pokud je to napsání e-mailu, zařaďte jej do skupiny e-mailů,
• pokud je to úkol, se kterým se neposunete, neboť čekáte na další podklady a informace, zařaďte ho do skupiny “čekající”,
• máte-li více úkolů spojených s jednou osobou, seřaďte je do jedné skupiny a naplánujte si setkání, na kterém všechny úkoly přejdete.

Takové třídění vám pomůže rychleji splnit úkoly. Vyhraďte si čas například na zodpovězení e-mailů a věnujte se tomu, dokud nebude seznam prázdný.

4. Jednej

Poslední fází celého GTD systému je puštění se do práce. Mezi fixní úkoly (meetingy a schůzky) si vybírejte práce ze seznamu tak, aby se daly časově stihnout. Pokud máte jen 30 minut do setkání, nezačínejte s časově náročnějším úkolem. Vyberte si ze seznamu takový, který se dá stihnout za půl hodiny.

5. Zhodnocení

Jednou za týden proveďte revizi všech zapsaných úkolů. Vymažte splněné úkoly, zkontrolujte skupinu čekajících úkolů a doplňte ty, které přibyly.

12. Parkinsonův zákon

A na závěr, poslední pomůcka ke zlepšení produktivity, parkinsonův zákon. Název má podle jeho autora, Cyrila Northcote Parkinsona, který kritizoval zdlouhavé byrokratické chování ve státních organizacích.

Mluví o tom, že práce trvá tak dlouho, aby vyplnila čas, který je na ni k dispozici. Pokud si nastavíte kratší, ale realistický deadline, často zjistíte, že úkol dokážete dokončit rychleji, než jste si původně mysleli. Využijte této myšlenky k nastavení přísnějších, ale dosažitelných termínů.

Jak vidíte, existuje řada metod a nástrojů pro zlepšení plánování práce a zvýšení produktivity a každá z nich má svá specifika a výhody. Je naprosto přirozené, pokud se v takovém množství informací na začátku cítíte ztraceni a nevíte, která metoda je pro vás ta pravá.

Začněte s jednou nebo dvěma, které vás nejvíce oslovily, a dopřejte si trochu času, než si zvyknete na nový systém práce. Vyzkoušejte ty, které nejvíce vyhovují vašemu pracovnímu stylu a typu práce a přizpůsobte si je svým potřebám. Produktivita není o dělání více věcí najednou, ale o systému a dělání těch správných věcí správným způsobem.

Pokud si potřebujete vytisknout jakékoli materiály, kalendáře či plakáty v libovolných rozměrech, kontaktujte nás. V Plotbase vám s tím rádi pomůžeme.